Berbicara, Mendengarkan, Menulis, dan Membaca Efektif
Apakah Anda mengirim dan menerima akurat?
Keterampilan komunikasi adalah beberapa keterampilan yang paling penting yang Anda butuhkan untuk berhasil di tempat kerja.
Kita berbicara untuk menghadapi orang dengan muka, dan kita mendengarkan ketika orang berbicara dengan kami.
Kami menulis email dan laporan, dan kita membaca dokumen yang dikirimkan kepada kami.
Komunikasi, karenanya, adalah sebuah proses yang melibatkan setidaknya dua orang - pengirim dan penerima. Untuk itu untuk menjadi sukses, penerima harus memahami pesan dalam cara yang dimaksudkan pengirim.
Ini terdengar cukup sederhana. Tapi apakah Anda pernah berada dalam situasi di mana hal ini tidak terjadi? Kesalahpahaman dan kebingungan sering terjadi, dan mereka dapat menyebabkan masalah besar.
Jika Anda ingin menjadi komunikator yang ahli, Anda harus efektif pada semua titik dalam proses komunikasi - dan Anda harus merasa nyaman dengan saluran komunikasi yang berbeda. Ketika Anda berkomunikasi dengan baik, Anda bisa sangat sukses. Di sisi lain, komunikator miskin berjuang untuk mengembangkan karir mereka di luar titik tertentu.
Jadi, apakah Anda berkomunikasi secara efektif? Ambil ini kuis singkat untuk mencari tahu.
Quiz Komunikasi
Petunjuk:
Untuk setiap Pernyataan, centang tombol dalam kolom deskripsi Anda yang terbaik dengn memberikan nilai 1(satu). Silahkan jawab pertanyaan kenyataan Anda sendiri (Kira-kira bagaimana yang harus Anda pikirkan dan kerjakan), dan jangan khawatir seandainya beberapa pertanyaan yang kelihatannya sampai pada skor dalam “petunjuk yang salah”. Bila Anda telah selesai menghitung 'Lihat Total Anda' dibawah hasil test
Pernyataan
|
Tidak
sama sekali |
Jarang
|
Beberapa
kali |
Sering
|
Sangat
Sering | ||||
1
|
Saya mencoba untuk mengantisipasi dan memprediksi kemungkinan penyebab kebingungan, dan aku berurusan dengan mereka di depan.
| ||||||||
2
|
Ketika saya menulis memo, email, atau dokumen lainnya, saya berikan semua informasi latar belakang dan detail saya bisa untuk memastikan bahwa pesan saya dipahami.
| ||||||||
3
|
Jika saya tidak mengerti sesuatu, saya cenderung untuk menyimpan ini untuk diri saya dan mencari tahu nanti.
| ||||||||
4
|
Aku kadang-kadang terkejut menemukan bahwa orang tidak mengerti apa yang saya katakan.
| ||||||||
5
|
Saya dapat cenderung untuk mengatakan apa yang saya pikirkan, tanpa khawatir tentang bagaimana orang lain merasakan hal itu. Saya berasumsi bahwa kita akan mampu menyelesaikannya nanti.
| ||||||||
6
|
Ketika orang berbicara kepada saya, saya mencoba untuk melihat perspektif mereka.
| ||||||||
7
|
Saya menggunakan email untuk berkomunikasi isu-isu kompleks dengan orang-orang. Ini cepat dan efisien.
| ||||||||
8
|
Ketika saya selesai menulis laporan, memo, atau email, saya scan cepat untuk kesalahan ketik dan sebagainya, dan kemudian mengirimkannya segera.
| ||||||||
9
|
Ketika berbicara dengan orang, saya memperhatikan bahasa tubuh mereka.
| ||||||||
10
|
Saya menggunakan diagram dan grafik untuk membantu mengekspresikan ide-ide saya.
| ||||||||
11
|
Sebelum saya berkomunikasi, saya berpikir tentang apa yang orang perlu tahu, dan cara terbaik untuk menyampaikannya.
| ||||||||
12
|
Ketika seseorang berbicara kepada saya, saya berpikir tentang apa yang akan saya katakan selanjutnya untuk memastikan saya mendapatkan poin saya di dengan benar.
| ||||||||
13
|
Sebelum saya mengirim pesan, saya berpikir tentang cara terbaik untuk berkomunikasi itu (secara pribadi, melalui telepon, di newsletter, melalui memo, dan sebagainya).
| ||||||||
14
|
Saya mencoba untuk membantu orang memahami konsep-konsep yang mendasari di balik titik saya membahas. Hal ini mengurangi kesalahpahaman dan pemahaman meningkat.
| ||||||||
15
|
Saya menganggap hambatan budaya saat merencanakan komunikasi saya.
| ||||||||
| |||||||||
Skor
|
Komentar
|
56-75
|
Excellent! Anda memahami peran Anda sebagai seorang komunikator, baik ketika Anda mengirim pesan, dan ketika Anda menerima mereka. Anda mengantisipasi masalah, dan Anda memilih cara yang tepat untuk berkomunikasi. Orang menghormati Anda atas kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan jelas, dan mereka menghargai kemampuan Anda mendengarkan. (Baca di bawah ini untuk lebih.)
|
36-55
|
Kau komunikator mampu, tetapi kadang-kadang Anda mengalami masalah komunikasi. Luangkan waktu untuk berpikir tentang pendekatan Anda untuk komunikasi, dan fokus pada menerima pesan secara efektif, sebanyak mengirim mereka. Ini akan membantu Anda meningkatkan. (Baca di bawah ini untuk memulai.)
|
15-35
|
Anda harus tetap bekerja pada keterampilan komunikasi Anda. Anda tidak mengekspresikan diri dengan jelas, dan Anda mungkin tidak menerima pesan dengan benar baik. Kabar baiknya adalah bahwa, dengan memperhatikan komunikasi, Anda bisa jauh lebih efektif di tempat kerja, dan menikmati hubungan kerja yang jauh lebih baik! Sisa dari artikel ini akan mengarahkan Anda ke beberapa alat besar untuk meningkatkan keterampilan komunikasi Anda. (Baca di bawah ini untuk memulai.)
|
Detil Interpretasi
Setiap kali Anda berkomunikasi dengan orang lain, Anda dan orang lain mengikuti langkah-langkah dari proses komunikasi yang ditunjukkan di bawah ini.
Di sini, orang yang adalah sumber komunikasi encode ke dalam pesan, dan mengirimkan melalui saluran. Pesan penerima decode, dan, dalam satu cara atau lain, umpan balik pemahaman atau kurangnya pemahaman ke sumbernya.
Dengan memahami langkah-langkah dalam proses, Anda dapat menjadi lebih sadar akan peran Anda di dalamnya, mengenali apa yang perlu Anda lakukan untuk berkomunikasi secara efektif, mengantisipasi masalah sebelum terjadi, dan meningkatkan kemampuan Anda secara keseluruhan untuk berkomunikasi secara efektif.
Bagian bawah akan membantu Anda melakukan ini, dan membantu Anda meningkatkan cara Anda berkomunikasi pada setiap tahap proses.
Source - Perencanaan Pesan Anda
(Pertanyaan 1, 2, 11)
Sebelum Anda mulai berkomunikasi, luangkan waktu untuk mencari tahu apa yang ingin Anda katakan, dan mengapa. Jangan buang waktu Anda menyampaikan informasi yang tidak diperlukan - dan jangan buang waktu pendengar atau pembaca baik. Terlalu sering, orang hanya terus berbicara atau terus menulis - karena mereka berpikir bahwa dengan mengatakan lebih, mereka pasti akan mencakup semua poin. Seringkali, bagaimanapun, semua yang mereka lakukan adalah membingungkan rakyat mereka bicara.
Untuk rencana komunikasi Anda :
- Memahami tujuan Anda. Mengapa Anda berkomunikasi?
- Memahami audiens Anda. Dengan siapa Anda berkomunikasi? Apa yang mereka perlu tahu?
- Rencana apa yang ingin Anda katakan, dan bagaimana Anda akan mengirim pesan.
- Carilah umpan balik tentang seberapa baik pesan Anda telah diterima.
Ketika Anda melakukan ini, Anda akan dapat menyusun pesan yang akan diterima positif oleh audiens Anda.
Komunikator yang baik menggunakan Kiss ("Keep It Simple and Straightforward") prinsip. Mereka tahu bahwa kurang sering lebih, dan bahwa komunikasi yang baik harus efisien serta efektif.
Encoding - Membuat, Hapus Well-Crafted Pesan
(Pertanyaan 1, 5, 8, 10, 15)
Ketika Anda tahu apa yang ingin Anda katakan, memutuskan dengan tepat bagaimana Anda akan mengatakannya. Anda bertanggung jawab untuk mengirimkan pesan yang jelas dan ringkas. Untuk mencapai hal ini, Anda perlu mempertimbangkan tidak hanya apa yang akan Anda katakan, tetapi juga bagaimana Anda berpikir penerima akan mengartikannya.
Kita sering memusatkan perhatian pada pesan yang ingin kita kirim, dan cara di mana kita akan mengirimkannya. Tetapi jika pesan kita disampaikan tanpa mempertimbangkan sudut pandang orang lain, kemungkinan bahwa bagian dari pesan yang akan hilang. Untuk berkomunikasi dengan lebih efektif:
- Memahami apa yang Anda benar-benar membutuhkan dan ingin katakan.
- Antisipasi reaksi orang lain untuk pesan Anda.
- Pilih kata-kata dan bahasa tubuh yang memungkinkan orang lain untuk benar-benar mendengar apa yang Anda katakan.
Dengan komunikasi tertulis , pastikan bahwa apa yang Anda tulis akan dirasakan cara Anda berniat. Kata-kata di halaman umumnya memiliki emosi yang tidak - mereka tidak "senyum" atau "cemberut" pada Anda saat Anda sedang membaca mereka (kecuali jika Anda seorang penulis yang sangat berbakat, tentu saja!)
Saat menulis, luangkan waktu untuk melakukan hal berikut:
- Tinjauan gaya Anda.
- Hindari jargon atau slang.
- Periksa tata bahasa dan tanda baca.
- Periksa juga untuk nada, sikap, nuansa, dan seluk-beluk lainnya. Jika Anda berpikir pesan mungkin disalahpahami, mungkin akan. Luangkan waktu untuk mengklarifikasi itu!
- Membiasakan diri dengan kebijakan perusahaan Anda menulis.
Pertimbangan penting lainnya adalah dengan menggunakan gambar, grafik, dan diagram sedapat mungkin. Seperti kata pepatah, "sebuah gambar berbicara seribu kata-kata." Artikel kami di bagan dan grafik memiliki beberapa tips yang membantu Anda untuk menggunakan ini untuk berkomunikasi dengan jelas.
Juga, apakah Anda berbicara atau menulis pesan Anda, mempertimbangkan konteks budaya . Jika ada potensi untuk miskomunikasi atau kesalahpahaman karena hambatan budaya atau bahasa, mengatasi masalah ini terlebih dahulu. Konsultasikan dengan orang yang akrab dengan ini, dan melakukan penelitian Anda sehingga Anda menyadari masalah yang mungkin Anda hadapi. Lihat artikel kami pada Berkomunikasi internasional dan Efektif Cross-Budaya Komunikasi untuk bantuan lebih lanjut.
Memilih Channel Kanan
(Pertanyaan 7, 11, 13)
Seiring dengan pengkodean pesan, Anda harus memilih saluran komunikasi terbaik gunakan untuk mengirimkannya. Anda ingin menjadi efisien, namun membuat sebagian besar kesempatan komunikasi Anda.
Menggunakan email untuk mengirim arah sederhana adalah praktis. Namun, jika Anda ingin mendelegasikan tugas yang kompleks, email mungkin akan hanya menimbulkan pertanyaan lagi, sehingga mungkin lebih baik untuk mengatur waktu untuk berbicara secara pribadi. Dan jika komunikasi Anda memiliki konten emosi negatif, tinggal jauh dari email! Pastikan bahwa Anda berkomunikasi tatap muka atau melalui telepon, sehingga Anda dapat menilai dampak dari kata-kata Anda dan menyesuaikan ini tepat.
Ketika Anda menentukan cara terbaik untuk mengirim pesan, pertimbangkan hal berikut:
- Sensitivitas dan isi emosional subjek.
- Bagaimana mudahnya untuk berkomunikasi detail.
- Preferensi penerima.
- Kendala waktu.
- Kebutuhan untuk bertanya dan menjawab pertanyaan.
Decoding - Menerima dan Menafsirkan Pesan
(Pertanyaan 3, 6, 12, 14)
Hal ini dapat mudah untuk fokus pada berbicara; kami ingin mendapatkan poin kami di luar sana, karena kita biasanya memiliki banyak untuk dikatakan. Namun, untuk menjadi seorang komunikator yang hebat, Anda juga perlu untuk mundur, membiarkan orang lain bicara, dan hanya mendengarkan.
Ini tidak berarti bahwa Anda harus pasif. Mendengarkan adalah kerja keras, itulah sebabnya mengapa mendengarkan efektif disebut mendengarkan aktif . Untuk mendengarkan secara aktif, memberikan perhatian penuh Anda kepada pembicara:
- Lihatlah orang itu.
- Perhatikan bahasa tubuh nya.
- Hindari gangguan.
- Mengangguk dan tersenyum untuk mengakui poin.
- Kadang-kadang berpikir kembali tentang apa yang orang mengatakan.
- Memungkinkan seseorang untuk berbicara, tanpa berpikir tentang apa yang Anda akan katakan selanjutnya.
- Jangan mengganggu.
Mendengarkan empatik juga membantu Anda men-decode pesan secara akurat. Untuk memahami pesan penuh, Anda harus memahami emosi dan perasaan yang mendasari pembicara mengekspresikan. Di sinilah pemahaman tentang bahasa tubuh dapat berguna.
Tanggapan
(Pertanyaan 3, 4, 9)
Anda membutuhkan umpan balik, karena tanpa itu, Anda tidak bisa yakin bahwa orang telah memahami pesan Anda. Kadang-kadang umpan balik verbal, dan kadang-kadang tidak. Kami telah melihat pentingnya mengajukan pertanyaan dan mendengarkan dengan cermat.
Namun, umpan balik melalui bahasa tubuh mungkin merupakan sumber yang paling penting dari petunjuk untuk efektivitas komunikasi Anda. Dengan mengamati ekspresi wajah, gerak tubuh, dan postur orang yang Anda berkomunikasi dengan, Anda bisa melihat:
- Keyakinan tingkat.
- Defensif.
- Kesepakatan.
- Pemahaman (atau kurangnya pemahaman).
- Tingkat bunga.
- Tingkat keterlibatan dengan pesan.
- Sejati (atau berbaring / ketidakjujuran).
Sebagai pembicara, pemahaman bahasa tubuh pendengar Anda dapat memberikan Anda kesempatan untuk menyesuaikan pesan Anda dan membuatnya lebih dipahami, menarik, atau menarik. Sebagai pendengar, bahasa tubuh dapat menunjukkan lebih banyak tentang apa yang orang lain katakan. Anda kemudian dapat mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa Anda memiliki, memang, memahami satu sama lain. Dalam kedua situasi,
Anda lebih baik dapat menghindari miskomunikasi jika hal itu terjadi.
Umpan balik juga dapat formal. Jika Anda sedang berkomunikasi sesuatu yang sangat penting, sering dapat bernilai mengajukan pertanyaan dari orang yang Anda ajak bicara untuk memastikan bahwa mereka sudah mengerti sepenuhnya. Dan jika Anda menerima ini jenis komunikasi, ulangi dengan kata-kata Anda sendiri untuk memeriksa pemahaman Anda.
Poin Penting :
Ini dapat mengambil banyak usaha untuk berkomunikasi secara efektif. Namun, Anda perlu untuk dapat berkomunikasi dengan baik jika Anda akan membuat sebagian besar peluang yang ditawarkan kehidupan.
Dengan belajar keterampilan yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi secara efektif, Anda dapat belajar bagaimana untuk mengkomunikasikan ide-ide Anda dengan jelas dan efektif, dan memahami lebih banyak informasi yang disampaikan kepada Anda.
Baik sebagai pembicara atau pendengar, atau sebagai penulis atau pembaca, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pesan yang dikomunikasikan secara akurat. Perhatikan kata-kata dan tindakan, mengajukan pertanyaan, dan menonton bahasa tubuh. Ini semua akan membantu Anda memastikan bahwa Anda mengatakan apa yang Anda maksud, dan mendengar apa yang dimaksudkan.