Menghindari Kesalahan Umum
Seberapa baik Anda mengatur waktu Anda? Jika Anda seperti banyak orang, jawaban Anda mungkin tidak sepenuhnya positif!
Mungkin Anda merasa kelebihan beban, dan Anda sering harus bekerja lembur untuk memukul tenggang waktu Anda.
Atau mungkin hari-hari Anda tampaknya untuk pergi dari satu krisis ke lain, dan ini adalah stres dan demoralisasi.
Hindari kesalahan-kesalahan ini jika Anda ingin menjadi sangat produktif.
Seberapa baik Anda mengatur waktu Anda? Jika Anda seperti banyak orang, jawaban Anda mungkin tidak sepenuhnya positif!
Mungkin Anda merasa kelebihan beban, dan Anda sering harus bekerja lembur untuk memukul tenggang waktu Anda.
Atau mungkin hari-hari Anda tampaknya untuk pergi dari satu krisis ke lain, dan ini adalah stres dan demoralisasi.
Banyak dari kita tahu bahwa kita bisa mengelola waktu kita secara lebih efektif, tetapi bisa sulit untuk mengidentifikasi kesalahan yang membuat kita, dan untuk mengetahui bagaimana kita bisa meningkatkan.
Ketika kita melakukan mengelola waktu kita dengan baik, namun, kami sangat produktif di tempat kerja, dan stres kami turun tingkat. Kita bisa mencurahkan waktu untuk itu, menarik tinggi penghargaan proyek yang dapat membuat perbedaan nyata untuk karier. Singkatnya, kita lebih bahagia!
Pada artikel ini, kita sedang melihat sepuluh kesalahan yang paling umum manajemen waktu, serta mengidentifikasi strategi dan tips yang dapat Anda gunakan untuk mengatasinya. Kesepuluh kesalahan:
Kesalahan # 1. Gagal Simpan Daftar To-Do
Apakah Anda pernah memiliki perasaan jengkel yang Anda lupa untuk melakukan bagian penting dari pekerjaan? Jika demikian, Anda mungkin tidak menggunakan To-Do List untuk tetap di atas hal. (Atau, jika Anda melakukannya, Anda mungkin tidak menggunakan secara efektif!)
Caranya dengan menggunakan To-Do Lists efektif terletak pada memprioritaskan tugas pada daftar Anda. Banyak orang menggunakan A - F sistem pengkodean (A untuk item prioritas tinggi, F untuk prioritas yang sangat rendah). Atau, Anda dapat menyederhanakan ini dengan menggunakan A hingga D, atau dengan menggunakan angka.
Jika Anda memiliki proyek besar pada daftar Anda, maka, kecuali Anda hati-hati, ini entri untuk dapat kabur dan tidak efektif. Misalnya, Anda mungkin telah menuliskan "Mulai pada proposal anggaran." Tapi apa ini berarti? Kurangnya spesifik di sini mungkin menyebabkan Anda menunda-nunda, atau kehilangan langkah kunci. Jadi pastikan bahwa Anda memecah tugas besar atau proyek-proyek ke dalam spesifik, langkah-langkah ditindaklanjuti - maka Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting.
Anda juga dapat menggunakan Program Tindakan untuk mengelola pekerjaan Anda ketika Anda memiliki proyek besar banyak terjadi sekaligus. (Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do List.)
Kesalahan # 2. Tidak Menetapkan Tujuan Pribadi
Apakah Anda tahu di mana Anda ingin berada di enam bulan? Bagaimana dengan kali ini tahun depan, atau bahkan 10 tahun dari sekarang? Jika tidak, saatnya untuk mengatur beberapa tujuan pribadi!
Penetapan tujuan pribadi adalah penting untuk mengelola waktu Anda dengan baik, karena tujuan memberikan tujuan dan visi untuk bekerja ke arah. Ketika Anda tahu di mana Anda ingin pergi, Anda dapat mengatur prioritas Anda, waktu, dan sumber daya untuk sampai ke sana. Tujuan juga membantu Anda memutuskan apa yang pantas menghabiskan waktu Anda, dan apa yang hanya pengalih perhatian.
Untuk mempelajari cara mengatur SMART, tujuan yang efektif, membaca tentang Teori Menetapkan Tujuan Locke . Di sini, Anda akan belajar bagaimana menetapkan tujuan jelas yang akan membuat Anda termotivasi.
Kesalahan # 3. Tidak Memprioritaskan
Asisten Anda baru saja berjalan dengan krisis yang ia membutuhkan Anda untuk berurusan dengan sekarang, tapi kau di tengah-tengah ide-ide brainstorming untuk klien baru. Anda yakin bahwa Anda sudah hampir datang dengan ide cemerlang untuk kampanye pemasaran mereka, tetapi sekarang Anda berisiko kehilangan benang pemikiran Anda karena ini "darurat."
Kadang-kadang, sulit untuk mengetahui bagaimana memprioritaskan , terutama ketika Anda menghadapi banjir tugas yang tampaknya mendesak. Namun, penting untuk belajar bagaimana untuk memprioritaskan tugas-tugas efektif jika Anda ingin mengelola waktu Anda lebih baik.
Satu alat yang akan membantu Anda memprioritaskan efektif adalah Matrix Urgent / Penting . Hal ini membantu Anda memahami perbedaan antara kegiatan yang mendesak, dan kegiatan penting. Anda juga akan belajar bagaimana untuk mengatasi kecenderungan untuk fokus pada mendesak.
Matrix Prioritas Tindakan adalah alat lain yang berguna, yang akan membantu Anda menentukan apakah tugas tinggi-hasil dan prioritas tinggi, atau rendah-nilai, "mengisi" bekerja. Anda akan mengatur waktu Anda lebih baik di siang hari jika Anda tahu perbedaannya.
Kesalahan # 4. Gagal Mengelola Gangguan
Apakah Anda tahu bahwa beberapa dari kita bisa kehilangan sebanyak dua jam sehari untuk gangguan? Pikirkan berapa banyak Anda bisa dilakukan jika Anda punya waktu itu!
Apakah mereka datang dari email, IM chats, rekan dalam krisis, atau panggilan telepon dari klien, gangguan mencegah kita dari mencapai aliran , yang merupakan pekerjaan yang memuaskan dan tampaknya usaha yang kita lakukan ketika kita 100 persen terlibat dalam tugas.
Jika Anda ingin mendapatkan kontrol dari hari Anda dan melakukan pekerjaan terbaik, penting untuk mengetahui bagaimana meminimalkan gangguan dan mengelola gangguan secara efektif. Misalnya, matikan chatting IM Anda ketika Anda perlu fokus, dan membiarkan orang tahu jika mereka mengganggu Anda terlalu sering. Anda juga harus belajar bagaimana meningkatkan konsentrasi Anda , bahkan ketika Anda sedang berhadapan dengan gangguan.
Selain itu, artikel kami pada mengelola email secara efektif mengajarkan Anda bagaimana untuk mendapatkan kontrol dari email Anda, sehingga tidak memakan seluruh hari Anda.
Kesalahan # 5. Penundaan
Penundaan terjadi ketika Anda menunda tugas-tugas yang Anda harus berfokus pada sekarang. Bila Anda menunda-nunda, Anda merasa bersalah karena Anda belum mulai, Anda datang ke takut melakukan tugas, dan, akhirnya, semuanya menangkap dengan Anda ketika Anda gagal untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Mulailah dengan mengambil kami Kuis Penundaan untuk mengetahui apakah penundaan adalah masalah dalam hidup Anda. Jika ya, maka mempelajari strategi yang Anda butuhkan untuk mengalahkan penundaan .
Sebagai contoh, salah satu strategi yang berguna adalah untuk memberitahu diri sendiri bahwa Anda hanya akan memulai pada sebuah proyek selama sepuluh menit. Seringkali, penunda merasa bahwa mereka harus menyelesaikan tugas dari awal sampai akhir, dan ini harapan tinggi membuat mereka merasa kewalahan dan cemas. Sebaliknya, fokus pada mencurahkan sedikit waktu untuk memulai. Itu saja!
Anda mungkin juga merasa terbantu untuk menggunakan Rencana Tindakan . Ini membantu Anda memecahkan proyek-proyek besar menjadi langkah-langkah dikelola, sehingga mudah untuk melihat segala sesuatu yang Anda butuhkan untuk mendapatkan dilakukan, dan agar Anda dapat menyelesaikan potongan kecil pada suatu waktu. Melakukan hal ini dapat menghentikan Anda dari merasa kewalahan pada awal sebuah proyek baru.
Kesalahan # 6. Mengambil terlalu banyak
Apakah Anda orang yang memiliki waktu sulit mengatakan "tidak" kepada orang-orang? Jika demikian, Anda mungkin memiliki terlalu banyak proyek dan komitmen di piring Anda. Hal ini dapat mengakibatkan kinerja yang buruk, stres, dan moral rendah.
Atau, Anda mungkin micromanager : seseorang yang berkeras mengendalikan atau melakukan semua pekerjaan sendiri, karena mereka tidak bisa mempercayai orang lain untuk melakukannya dengan benar. (Ini bisa menjadi masalah bagi semua orang - bukan hanya manajer!)
Either way, mengambil terlalu banyak adalah miskin menggunakan waktu Anda, dan dapat membuat Anda reputasi untuk memproduksi bergegas, bekerja ceroboh.
Untuk menghentikan ini, belajar seni halus mengatakan "ya" kepada orang tersebut, tetapi "tidak" untuk tugas itu . Keterampilan ini membantu Anda menegaskan diri Anda, sementara tetap mempertahankan perasaan yang baik dalam kelompok. Jika orang lain mulai bersandar pada Anda untuk mengatakan "ya" untuk permintaan mereka, belajar bagaimana berpikir pada kaki Anda , dan tetap tenang di bawah tekanan.
Kesalahan # 7. Berkembang di "Sibuk"
Beberapa orang mendapatkan terburu-buru dari yang sibuk. Yang sempit-bertemu tenggang waktu, email tak berujung, tumpukan file membutuhkan perhatian pada meja, ras panik untuk pertemuan ... Apa buzz adrenalin!
Masalahnya adalah bahwa sebuah "kecanduan kesibukan" jarang berarti bahwa Anda efektif, dan dapat mengakibatkan stres.
Sebaliknya, cobalah untuk memperlambat, dan belajar untuk mengelola waktu Anda lebih baik.
Tip:
"Jangan Bekerja Lebih Besar", oleh Michael Bungay Stanier, penuh dengan ide-ide dan tips untuk mengurangi "merepotkan" yang Anda lakukan, sehingga Anda lebih bersemangat dan terlibat dalam pekerjaan yang penting.
"Jangan Bekerja Lebih Besar", oleh Michael Bungay Stanier, penuh dengan ide-ide dan tips untuk mengurangi "merepotkan" yang Anda lakukan, sehingga Anda lebih bersemangat dan terlibat dalam pekerjaan yang penting.
Kesalahan # 8. Multitasking
Untuk mendapatkan di atas beban kerjanya, Linda rutin menulis email saat ia chatting di telepon ke kliennya. Namun, sementara Linda berpikir bahwa ini adalah baik penggunaan waktunya, kebenaran adalah bahwa ia dapat mengambil 20-40 persen lebih banyak waktu untuk menyelesaikan daftar pekerjaan saat Anda multitask, dibandingkan dengan daftar yang sama menyelesaikan tugas secara berurutan. Hasilnya juga bahwa dia tidak baik tugas buruk - email nya penuh dengan kesalahan, dan kliennya merasa frustrasi oleh kurangnya konsentrasi nya.
Jadi, hal terbaik adalah melupakan tentang multitasking , dan, sebaliknya, fokus pada satu tugas pada satu waktu. Dengan begitu, Anda akan menghasilkan kualitas kerja yang lebih tinggi.
Ahli Wawancara kami dengan Dave Crenshaw, melihat Mitos multitasking , akan memberi Anda tampilan yang mencerahkan di multitasking, dan akan membantu Anda menjelajahi bagaimana Anda dapat mengelola proyek simultan lebih efektif.
Kesalahan # 9. Tidak Mengambil Breaks
Sangat menyenangkan untuk berpikir bahwa Anda dapat bekerja selama 8-10 jam penuh, terutama ketika Anda sedang bekerja untuk tenggang waktu. Tapi itu tidak mungkin bagi siapa saja untuk fokus dan benar-benar menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi tanpa memberikan otak mereka waktu untuk istirahat dan mengisi ulang.
Jadi, jangan mengabaikan istirahat sebagai "membuang-buang waktu." Mereka menyediakan bawah waktu yang berharga, yang akan memungkinkan Anda untuk berpikir kreatif dan bekerja secara efektif.
Jika sulit bagi Anda untuk berhenti bekerja, maka jadwal istirahat untuk diri sendiri, atau mengatur alarm sebagai pengingat. Pergi untuk berjalan cepat, ambil secangkir kopi, atau hanya duduk dan bermeditasi di meja Anda. Cobalah untuk mengambil lima menit istirahat setiap jam atau dua. Dan pastikan bahwa Anda memberikan diri Anda cukup waktu untuk makan siang - Anda tidak akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas atas jika kau lapar!
Kesalahan # 10. Penjadwalan Tugas tidak efektif
Apakah Anda orang pagi? Atau apakah Anda menemukan energi Anda mengambil setelah matahari mulai terbenam di malam hari? Semua dari kita memiliki irama yang berbeda, yaitu, waktu yang berbeda hari ketika kita merasa paling produktif dan energik.
Anda dapat membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda dengan penjadwalan tinggi nilai kerja selama waktu puncak Anda, dan rendah energi kerja (seperti kembali panggilan telepon dan memeriksa email), selama "turun" waktu Anda. Artikel kami, Apakah ini Tugas Kepagian.? akan mengajarkan Anda bagaimana untuk melakukan hal ini.
Poin Penting :
Salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan produktivitas Anda adalah untuk mengenali dan memperbaiki kesalahan manajemen waktu.
Bila Anda meluangkan waktu untuk mengatasi kesalahan-kesalahan, itu akan membuat perbedaan besar dalam produktivitas Anda - dan Anda juga akan bahagia, dan mengalami stres kurang!
Tip:
Untuk terus meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda, kami mengambil Kuis Manajemen Waktu , yang akan membantu Anda mengidentifikasi mana kekuatan dan kelemahan Anda berbohong.
Untuk terus meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda, kami mengambil Kuis Manajemen Waktu , yang akan membantu Anda mengidentifikasi mana kekuatan dan kelemahan Anda berbohong.