Keluar dari "pemadam kebakaran" Modus
"pemadam kebakaran" situasi manajemen dapat stres dan tidak efisien. –
Bayangkan bahwa Anda mengelola dua proyek penting.
Sebuah proyek harus hampir lengkap, tapi itu tempat dekat dilakukan. Jadi, Anda menarik orang-orang dari Proyek B untuk membantu.
Proyek ini
kemudian jatuh di belakang, dan orang-orang membuat kesalahan karena mereka
membentang. Ketika pelanggan Anda mengeluh, Anda mengalokasikan anggota tim
untuk mengatasi masalah itu.
Sebuah backlog
masalah kemudian membangun sebagai orang-orang Anda bisa mengatasi dengan
tugas-tugas baru mereka. Anda dipaksa untuk menempatkan perencanaan jangka
panjang samping, sehingga Anda dapat merespon masalah-masalah baru.
Jenis manajemen
disebut manajemen reaktif, atau "pemadam kebakaran." Ini sibuk,
stres, dan tidak efisien - tapi kadang-kadang bisa menjadi rutin.
Pada artikel
ini, kita akan melihat manajemen reaktif secara lebih rinci, dan kita akan
melihat mengapa hal itu terjadi. Kami kemudian akan menjelaskan bagaimana Anda
dapat pindah ke gaya manajemen yang lebih proaktif.
Apa itu Manajemen Reaktif?
Manajemen
reaktif mengacu pada situasi di mana Anda tidak - atau tidak bisa -
merencanakan ke depan untuk masalah atau peluang. Sebaliknya, Anda bereaksi
terhadap mereka saat mereka terjadi.
Akibatnya, Anda
selalu selangkah di belakang. Anda tidak punya waktu untuk melihat ke depan
mendahului masalah, sehingga mereka tampaknya terjadi "keluar dari
biru."
Sebaliknya,
manajemen proaktif terjadi ketika Anda merencanakan ke depan untuk menghindari
atau mengatasi permasalahan.
Mengapa Manajemen Reaktif Terjadi
Anda mungkin
berada dalam keadaan reaktif karena beberapa alasan. Sebagai contoh:
- Sebuah krisis mungkin telah memaksa Anda untuk mengubah atau membatalkan rencana Anda. Anda perlu membuat keputusan jangka pendek untuk mengatasi situasi ini.
- Organisasi Anda mungkin buruk direncanakan proses atau kebijakan. Anda harus menghabiskan waktu Anda memperbaiki ini atau bekerja di sekitar mereka, bukan perencanaan untuk masa depan.
- Anda mungkin menemukan gaya manajemen reaktif menarik. Orang dengan tipe kepribadian tertentu dapat menikmati "buzz" yang sejalan dengan itu.
Masalah Dengan Manajemen Reaktif
Masalah Dengan Manajemen Reaktif
Kebakaran
kadang-kadang penting selama terburu-buru, atau sebagai bagian dari jangka
pendek perubahan. Namun, dapat memiliki implikasi serius ketika menjadi norma.
Pertama, tim
reaktif cenderung untuk memberikan menurunkan kualitas kerja. Anda mungkin
dapat memerangi kebakaran berhasil sebagian besar waktu, tapi kadang-kadang
Anda akan gagal - dengan cara yang Anda tidak akan jika Anda lebih proaktif.
Ini juga
kemungkinan bahwa Anda akan perlu menggeser anggota tim Anda dari satu tugas
yang lain, atau meminta mereka untuk berurusan dengan informasi terus berubah.
Hal ini dapat meninggalkan mereka frustrasi, dan mereka mungkin mulai mencari
peluang lebih memuaskan luar tim Anda.
Kinerja
individu Anda akan jatuh juga. Sulit untuk menemukan akar penyebab masalah
ketika Anda harus fokus pada gejala mendesak. Plus, Anda cenderung untuk
menemukan peluang strategis yang manajer proaktif mengeksploitasi, karena Anda
tidak memiliki waktu dan ruang pikiran untuk melihat mereka.
Manajemen
reaktif juga stres. Ketika Anda menghadapi krisis demi krisis, Anda tidak punya
waktu untuk bersantai. Anda mungkin dapat mengatasi tekanan ini, tetapi anggota
tim Anda mungkin kurang tangguh.
Pindah ke Manajemen Proaktif
Jika Anda telah
menyelinap ke manajemen reaktif, ikuti langkah berikut untuk pindah ke gaya
yang lebih proaktif.
Ambil Kembali Pengendalian Waktu
Waktu adalah
senjata penting melawan manajemen reaktif. Ketika Anda menciptakan lebih banyak
waktu, Anda memberikan diri Anda ruang untuk merencanakan dan mengantisipasi
masalah.
Gunakan Matrix Mendesak / Penting untuk
menentukan tugas dan tanggung jawab yang penting. Delegasi atau menunda tugas-tugas
non-kritis, dan menggunakan Program Tindakan untuk membantu diri Anda
memprioritaskan. Anda bahkan mungkin ingin membuat "berhenti melakukan" daftar,
sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas penting.
Mendorong orang
untuk melakukan hal yang sama, menawarkan panduan tentang prioritas , Dan menjelaskan bagaimana
mereka dapat memanfaatkan waktu mereka untuk
mendapatkan lebih banyak dilakukan.
Tip:
Anda mungkin
merasa perlu untuk jadwal blok waktu yang teratur sebagai "buffer
waktu" untuk menghadapi situasi yang tak terduga. Dengan cara ini, Anda
juga dapat menjadwalkan waktu proyek reguler, tanpa meninggalkan diri
over-berkomitmen jika masalah muncul.
Lihatlah Proses
Proses
disfungsional dapat memicu atau memperburuk situasi manajemen reaktif. Jadi,
melakukan kajian menyeluruh dari semua proses yang mempengaruhi tim Anda. Juga,
melihat praktek kerja masyarakat, karena ini dapat membuat penundaan atau
menambah kompleksitas.
Peta dan
tantangan setiap proses menggunakan Flow Chart atau Swim Lane Diagram.
Kemudian gunakan alat seperti Kegagalan Mode dan Analisis Efek (FMEA) untuk mengeksplorasi kemungkinan perbaikan proses , Dan
membuat daftar, aide memoire, Dan
dokumentasi lainnya untuk membantu orang-orang Anda beradaptasi.
Libatkan
anggota tim Anda dalam pekerjaan ini. Mereka akan dapat mengisi Anda dalam
kesulitan tugas yang berhubungan, yang akan membantu Anda mengantisipasi dan
menghindari masalah di masa depan.
Tip:
Ingatlah bahwa
orang mungkin memiliki kapasitas yang terbatas untuk menghadapi perubahan
ketika mereka sedang sibuk. Jangan berencana untuk membuat terlalu banyak
perubahan pada waktu yang sama.
Hidupkan Resiko Ke Rencana
Setelah Anda
membuat proses lebih kuat, Anda dapat mulai untuk mengatasi masalah yang Anda
hadapi dengan lebih percaya diri.
Melakukan Analisis Risiko , Dan
menggunakan Bagan Dampak Risiko / Probabilitas untuk memprioritaskan risiko yang Anda hadapi. Kemudian membuat contingency plan untuk
setiap risiko bahwa Anda telah mengidentifikasi, dimulai dengan probabilitas
tinggi, yang berdampak tinggi.
Fokus pada Moral
Kemungkinan
bahwa anggota tim Anda akan merasakan tekanan yang datang dengan manajemen
reaktif. Akui situasi, dan mengingatkan orang-orang apa yang Anda lakukan untuk
mengatasinya.
Kemudian,
gunakan Perluas dan Membangun teori untuk
membawa emosi positif kembali ke tim, dan mencari kemenangan kecil. Misalnya,
mengucapkan "terima kasih" setelah tugas selesai, mengakui pekerjaan
yang baik, dan memberikan kesempatan belajar.
Biarkan anggota
tim tahu bahwa itu OK untuk meminta bantuan , Dan
menciptakan peluang untuk tim Anda untuk mendiskusikan masalah, berbagi
informasi, dan dukungan satu sama lain, melalui pertemuan tim atau
kumpul-kumpul informal.
Tip:
Hal ini dapat
tergoda untuk mempekerjakan pekerja sementara untuk mengatasi kekurangan
pekerjaan atau penundaan. Namun, berpikir hati-hati ketika Anda mengambil lebih
banyak orang. Ini mungkin memerlukan waktu dan energi untuk mendapatkan mereka
hingga kecepatan, yang dapat menyebabkan keterlambatan atau masalah lebih
lanjut.
Ini mungkin
lebih masuk akal untuk menyewa jangka pendek, ahli kontraktor . Mereka cenderung lebih
mahal, tetapi mereka akan mampu menjadi produktif dengan cepat.
Membangun Peningkatan Berkesinambungan
Manfaatkan
pengetahuan dan pengalaman orang-orang Anda dengan mendorong mereka untuk
menyarankan perubahan.
Menciptakan
peluang untuk tim Anda untuk mengeksplorasi dan mengimplementasikan ide-ide
yang dapat meningkatkan proses, praktek kerja, dan hasil akhir. Pendekatan ini,
yang dikenal sebagai Kaizen, Adalah teknik manajemen Jepang yang berfokus
pada perbaikan terus-menerus. Ini adalah cara sederhana untuk terlibat tim
Anda, dan membantu mereka fokus pada solusi.
Anda mungkin
ingin jadwal waktu yang teratur untuk mendiskusikan ide-ide baru, Menetapkan tujuan yang
mendorong kreativitas, atau hanya membuat kotak saran.
Poin Penting :
Dengan
manajemen reaktif, juga disebut "pemadam kebakaran," manajer
menghabiskan sebagian besar waktu mereka berurusan dengan keadaan darurat dan
masalah, bukan berfokus pada perencanaan jangka panjang.
Manajemen
reaktif stres dan tidak efisien. Hal ini dapat menyebabkan pergantian staf
dalam tim Anda, dan, pada waktunya, akan menyebabkan serius di bawah-kinerja.
Untuk berpindah
dari pendekatan reaktif untuk yang lebih proaktif:
- Mengambil kembali kendali waktu.
- Lihatlah proses.
- Belok risiko ke dalam rencana.
- Fokus pada moral.
- Membangun perbaikan terus-menerus.
Perlu diingat
bahwa manajemen reaktif juga diperlukan pada saatnya. Namun, itu bisa merusak
ketika menjadi norma dalam tim atau organisasi.