2.4 Proses Simplex

Sebuah Kreatif Kuat Proses Pemecahan Masalah 

Bekerja melalui siklus.

 

Ketika Anda memecahkan masalah bisnis, itu semua-terlalu-mudah untuk melewatkan langkah penting dalam proses pemecahan masalah, yang berarti bahwa Anda dapat melewatkan solusi yang baik, atau, lebih buruk lagi, gagal untuk mengidentifikasi masalah dengan benar di tempat pertama .

Salah satu cara untuk mencegah hal ini terjadi adalah dengan menggunakan Proses Simplex. Alat ini langkah-demi-langkah yang ampuh membantu Anda mengidentifikasi dan memecahkan masalah secara kreatif dan efektif. Ini panduan Anda melalui setiap tahap proses pemecahan masalah, dari menemukan masalah untuk mengimplementasikan sebuah solusi. Ini akan membantu Anda memastikan bahwa solusi Anda kreatif, kuat dan juga dipertimbangkan.

Pada artikel ini, kita akan melihat setiap langkah dari Proses Simplex. Kami juga akan meninjau beberapa alat dan sumber daya yang akan membantu pada setiap tahap.

Tentang Perangkat

Proses Simplex diciptakan oleh Min Basadur, dan dipopulerkan dalam bukunya, " The Power of Inovasi . "

Sangat cocok untuk masalah dan proyek-proyek skala apapun. Ia menggunakan delapan tahap yang ditunjukkan pada Gambar 1, di bawah ini: 

Daripada melihat pemecahan masalah sebagai suatu proses garis lurus tunggal, Simplex direpresentasikan sebagai suatu siklus yang berkelanjutan.

Ini berarti bahwa pemecahan masalah tidak boleh berhenti setelah solusi telah diterapkan. Sebaliknya, penyelesaian dan pelaksanaan satu siklus perbaikan seharusnya membawa langsung ke berikutnya.

Kita sekarang akan melihat setiap langkah secara lebih rinci.

1. Menemukan Masalah

Seringkali, menemukan masalah yang tepat untuk memecahkan adalah bagian paling sulit dari proses kreatif.

Jadi, langkah pertama dalam menggunakan Simplex adalah mulai melakukan hal ini. Ketika masalah ada, Anda memiliki kesempatan untuk perubahan dan perbaikan. Hal ini membuat masalah menemukan keterampilan yang berharga!

Masalah mungkin jelas. Jika mereka tidak, mereka sering dapat diidentifikasi dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan pemicu seperti yang di bawah ini:

• Apa yang akan pelanggan kami ingin kita meningkatkan? Tentang apa yang mereka keluhkan ?
• Apa mereka bisa melakukan lebih baik jika kita bisa membantu mereka?
• Siapa lagi yang bisa kita bantu dengan menggunakan kompetensi inti ?
• Apa masalah kecil yang kita miliki yang dapat tumbuh menjadi yang lebih besar? Dan mana bisa kegagalan muncul dalam proses bisnis kita?
• Apa yang memperlambat pekerjaan kita atau membuat lebih sulit? Apa yang kita sering gagal untuk mencapai? Kemacetan Mana yang kita miliki ?
• Bagaimana kita bisa meningkatkan kualitas?
• Apa yang pesaing kita lakukan yang bisa kami lakukan?
• Apa yang membuat frustrasi dan menjengkelkan bagi tim kami?

Pertanyaan-pertanyaan ini berurusan dengan masalah yang ada sekarang. Ini juga berguna untuk mencoba untuk melihat ke masa depan. Pikirkan tentang bagaimana Anda mengharapkan pasar dan pelanggan untuk perubahan selama beberapa tahun ke depan, masalah Anda mungkin mengalami sejalan dengan organisasi Anda mengembang, dan sosial, perubahan politik dan hukum yang dapat mempengaruhi itu. (Perangkat seperti Analisis PEST akan membantu Anda untuk melakukan hal ini.)

Ini juga perlu ditelusuri kemungkinan masalah perspektif dari "aktor" yang berbeda dalam situasi - ini adalah di mana teknik seperti CATWOE dapat berguna.

Pada tahap ini Anda mungkin tidak memiliki informasi yang cukup untuk mendefinisikan masalah dengan tepat. Jangan khawatir tentang hal ini sampai Anda mencapai langkah 3!

2. Pencarian fakta

Tahap berikutnya adalah untuk meneliti masalah semaksimal mungkin. Ini adalah tempat Anda:

• Memahami sepenuhnya bagaimana orang yang berbeda memandang situasi tersebut.
• Menganalisis data untuk melihat apakah masalah benar-benar ada.
• Mengeksplorasi ide-ide terbaik yang pesaing Anda miliki.
• Memahami kebutuhan pelanggan secara lebih rinci.
• Tahu apa yang telah mencoba.
• Sepenuhnya memahami setiap proses, komponen, jasa, atau teknologi yang Anda mungkin ingin menggunakan.
• Pastikan bahwa manfaat dari pemecahan masalah akan sepadan dengan usaha yang Anda akan dimasukkan ke dalam memecahkan masalah tersebut.

Dengan fakta yang efektif, Anda dapat mengkonfirmasi pandangan Anda dari situasi, dan memastikan bahwa semua pemecahan masalah masa depan didasarkan pada pandangan yang akurat dari realitas.

3. Definisi Masalah

Pada saat Anda mencapai tahap ini, Anda harus tahu kira-kira apa masalahnya, dan Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang fakta yang berkaitan dengan itu.

Dari sini Anda perlu untuk mengidentifikasi masalah yang tepat atau masalah yang ingin Anda pecahkan.

Sangat penting untuk memecahkan masalah pada tingkat yang tepat. Jika Anda mengajukan pertanyaan yang terlalu luas, maka Anda tidak akan pernah memiliki sumber daya cukup untuk menjawab secara efektif. Jika Anda mengajukan pertanyaan yang terlalu sempit, Anda mungkin berakhir memperbaiki gejala masalah, bukan masalah itu sendiri.

Min Basadur, yang menciptakan proses Simplex, menyarankan dengan mengatakan "Mengapa?" untuk memperluas pertanyaan, dan "Apa yang menghentikan Anda?" untuk mempersempit pertanyaan.

Sebagai contoh, jika masalah Anda adalah salah satu pohon mati, bertanya "Mengapa kita ingin menyimpan pohon sehat?" Hal ini dapat memperluas pertanyaan untuk "Bagaimana kita dapat menjaga kualitas lingkungan kita?"

"Apa yang menghentikan Anda?" Pertanyaan di sini bisa memberikan jawaban "Kita tidak tahu bagaimana untuk mengontrol penyakit yang membunuh pohon."

Masalah besar biasanya terdiri dari yang lebih kecil. Ini adalah tahap di mana Anda dapat menggunakan teknik seperti Drill-Down untuk memecahkan masalah ke bagian komponennya. Anda juga dapat menggunakan Teknik 5 whys , Penyebab dan Analisis Efek dan Analisis Akar Penyebab untuk membantu mendapatkan ke akar masalah.

Tip:
Kesulitan umum selama tahap ini adalah pikiran negatif - Anda atau tim Anda mungkin mulai menggunakan frase seperti "Kita tidak bisa ..." atau "Kami tidak," atau "Ini terlalu banyak biaya." Untuk mengatasi hal ini keberatan alamat, dengan kalimat "Bagaimana kita ...?" Ini menggeser fokus untuk menciptakan solusi.

4. Menemukan Ide

Tahap berikutnya adalah untuk menghasilkan sebanyak pemecahan masalah ide mungkin.

Cara melakukan kisaran ini dari meminta orang lain untuk pendapat mereka, melalui kreativitas diprogram alat dan teknik berpikir lateral, untuk brainstorming . Anda juga harus mencoba untuk melihat masalah dari perspektif lain. Sebuah teknik seperti Matrix Membingkai kembali dapat membantu dengan ini.

Tidak mengevaluasi atau mengkritik ide-ide selama tahap ini. Sebaliknya, hanya berkonsentrasi pada menghasilkan ide-ide . Ingat, ide-ide praktis sering dapat memicu yang baik! Anda juga dapat menggunakan input Acak teknik untuk membantu Anda memikirkan beberapa ide-ide baru.

5. Seleksi dan Evaluasi

Setelah Anda memiliki sejumlah solusi yang mungkin untuk masalah Anda, saatnya untuk memilih yang terbaik.

Solusi terbaik mungkin jelas. Jika tidak, maka penting untuk berpikir melalui kriteria yang akan Anda gunakan untuk memilih ide yang terbaik. Teknik Pengambilan Keputusan bagian yang membeberkan sejumlah metode yang baik untuk ini. Teknik sangat berguna meliputi Analisis Pohon Keputusan , Analisis Perbandingan Pasangan , dan Analisis Grid .

Setelah Anda memilih ide, mengembangkan sejauh mungkin. Ini kemudian penting untuk mengevaluasi itu untuk melihat apakah itu cukup baik untuk dipertimbangkan layak menggunakan. Di sini, penting untuk tidak membiarkan ego anda di jalan akal sehat Anda.

Jika ide Anda tidak menawarkan manfaat yang cukup besar, maka baiknya lihat apakah Anda dapat menghasilkan lebih banyak ide, atau restart seluruh proses. (Anda dapat menghabiskan tahun hidup Anda mengembangkan ide-ide kreatif yang tidak ada yang mau!)

Teknik untuk membantu Anda untuk melakukan hal ini mencakup:

• Analisis Risiko , yang membantu Anda menjelajahi mana hal-hal yang bisa salah.
• Analisis Dampak , yang memberi Anda kerangka untuk menjelajahi konsekuensi penuh dari keputusan Anda.
• Analisis Medan Kekuatan , yang membantu Anda menjelajahi tekanan untuk dan melawan perubahan.
• Enam Topi Berpikir , yang membantu Anda menjelajahi keputusan Anda menggunakan berbagai yang valid gaya pengambilan keputusan.
• Penggunaan NPV dan IRR , yang membantu Anda memastikan bahwa proyek Anda bernilai berjalan dari perspektif keuangan.

 

6. Perencanaan

Setelah Anda memilih ide, dan yakin bahwa ide Anda berguna, maka waktu untuk merencanakan pelaksanaannya.

Rencana Tindakan membantu Anda mengelola proyek-proyek sederhana - ini lay out siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana memberikan pekerjaan.

Untuk proyek yang lebih besar, ada baiknya menggunakan yang formal teknik manajemen proyek . Dengan menggunakan ini, Anda akan mampu memberikan pelaksanaan proyek Anda secara efisien, berhasil, dan dalam kerangka waktu yang masuk akal.

Dimana implementasi Anda memiliki dampak pada beberapa orang atau kelompok orang, itu juga berpikir bernilai sekitar manajemen perubahan . Memiliki apresiasi ini akan membantu Anda memastikan bahwa orang mendukung proyek Anda, daripada menentang atau membatalkan itu.

7. Jual Ide

Sampai tahap ini Anda mungkin telah melakukan semua ini bekerja sendiri atau dengan tim kecil. Sekarang Anda harus menjual ide kepada orang-orang yang harus mendukungnya. Ini mungkin termasuk bos Anda, investor, atau pihak lain yang terlibat dengan proyek. Dalam menjual proyek Anda harus alamat tidak hanya praktis, tetapi juga hal-hal internal seperti politik, ketakutan tersembunyi perubahan, dan sebagainya.

8. Tindakan

Akhirnya, setelah semua kreativitas dan persiapan datang tindakan!

Ini adalah di mana semua pekerjaan yang cermat dan perencanaan terbayar. Sekali lagi, jika Anda menerapkan perubahan skala besar atau proyek, Anda mungkin ingin memoles Anda keterampilan manajemen perubahan untuk membantu memastikan bahwa proses tersebut dilaksanakan dengan lancar.

Setelah tindakan tegas berlangsung, kembali ke tahap 1, Mencari Soal, untuk terus meningkatkan ide Anda. Anda juga dapat menggunakan prinsip-prinsip Kaizen untuk bekerja pada perbaikan terus-menerus.

Poin Penting :

Simplex adalah sebuah pendekatan yang kuat untuk kreatif pemecahan masalah. Sangat cocok untuk proyek-proyek dan organisasi hampir skala apapun.

Proses ini mengikuti siklus delapan tahap. Setelah menyelesaikan delapan tahap Anda mulai lagi untuk menemukan dan memecahkan masalah lain. Ini membantu untuk memastikan perbaikan terus-menerus. 

Tahapan dalam proses adalah:

• Menemukan masalah.
• Fakta menemukan.
• Definisi Masalah.
• Menemukan Ide.
• Seleksi dan Evaluasi.
• Perencanaan.
• Penjualan Ide.
• Tindakan.

Dengan bergerak melalui tahap ini Anda memastikan bahwa Anda memecahkan masalah yang paling signifikan dengan solusi terbaik tersedia untuk Anda. Dengan demikian, proses ini dapat membantu Anda untuk menjadi sangat kreatif. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya